Hou jij dat echt bij, de uren die je werkt voor klanten en voor jezelf?

Voor de belastingdienst moet je tijdregistratie bijhouden. Om aan te tonen dat je recht hebt op de zelfstandigenaftrek. Als dat voor jou relevant is moet je wel kunnen aantonen dat je voldoende uren per jaar aan je bedrijf besteedt. Dus is een systeem om je gewerkte uren bij te houden belangrijk. Dat kan een agenda zijn, een excelsheet, een app met een timer. Er is van alles mogelijk. Dus als je het bij houdt, hoe pak jij dat aan? Een beetje globaal of heel expliciet? Voor je het weet haal je je nog meer werk op de hals, en consequent toe blijven passen is ook een dingetje.

Ik vond het eerst ook een gedoe. En het was ook niet zo eenvoudig op te lossen. Vooral omdat een paar jaar geleden de keuze in handige – betaalbare – apps nog beperkt was. Bovendien moest het onderweg te gebruiken zijn en op andere locaties. Ik was in die tijd veel onderweg en werkte op verschillende plaatsen. En we we werkten als team dus moest het ook dat doel dienen. Ja, tijdregistratie ja daar moesten we wat mee. En het liefst zo gemakkelijk mogelijk.

En ik kreeg er ook zo’n kantoorgevoel van. Formuliertjes invullen en verantwoorden wat je doet en voor wie. Ben je daar nou zelfstandig ondernemer voor geworden? En voor wie doe je het, wie controleert je eigenlijk? Niemand die het ziet, als ik het zelf maar ongeveer weet. Dat was wat ik dacht.

Nou dat was verkeerd gedacht!

Mijn idee over tijdregistratie veranderde abrupt toen de belastingdienst onaangekondigd op de stoep stond. Letterlijk. Midden in de zomer. Ik vond een befaamde blauwe brief op de mat toen ik thuis kwam. De betreffende inspecteur was niet een keer langs geweest maar zelfs een tweede keer! En ik was niets vermoedend nog lekker op vakantie! Gelukkig maar.

Dat was lekker thuis komen zo! Controle ! Wie zit daar op te wachten. Dat was even schrikken, want waar ging dit nu precies over? Wat werd er van mij verwacht?

Gelukkig had ik een geweldige administratiekantoor. Daar kon ik altijd terecht met vragen. Want gedoe met de belasting, daar huur ik graag een expert voor in. Dan slaap ik zelf een stuk rustiger. Zo ook nu. Het werd al snel duidelijk waar het over ging. Controle van mijn gehele adminstratie. Al had ik alles op orde (dacht ik) je wordt er toch een beetje onzeker van.

Ik had in die tijd een v.o.f met mijn zakenpartner. We werkten allebei van uit huis. Dus ons huis was ook ons werkadres. Daarom stond de inspecteur van de belastingdienst ook midden in de zomervakantie gezellig voor mijn deur. Wat was er aan de hand? Het bleek een steekproef te zijn. Ik was een willekeurige pechvogel of een geluksvogel zo kun je het ook zien.

En dan ga je nadenken: is mijn administratie genoeg op orde? Welke gevolgen zijn er als er iets niet goed genoeg is? Ik had geen idee. Nog nooit mee te maken gehad. Voor jezelf gaat het vaak wel maar als zo'n inspecteur komt controleren is het toch anders. Ik was nog niet zolang zelfstandig ondernemer. De administratie zoals in- en verkoopfacturen, dat was het punt niet. Maar ook de urenregistratie moest op tafel.

De afspraak werd gemaakt en de inspecteur kwam.

Mijn hele administratie moest ik overleggen. Niet alleen mijn tijdregistratie maar ook alle facturen inkoop en verkoop. Ik moest laten zien dat ik een echt bedrijf was. Dus alle boeken moesten op orde zijn. Best spannend want je wilt een goede indruk maken. Toen de inspecteur kwam had ik dan ook alles netjes op tafel liggen.

Alles was in orde. Tot de tijdregistratie aan de orde kwam. De opmerkzame inspecteur was kritisch: "Gelooft u nu echt dat u elke dinsdag om 09:00 aan de administratie werkt? Dat is wat hier staat. Het zal ook wel eens om 08:55 zijn of 09:03! En soms zult u ook wel eens een dagje overslaan. En hier staat dat u elke maandag op 14:00 een samenwerkmiddag heeft. U zult wel eens starten om 14:01 of eerder of later".

"Dus dat geloof ik niet zoals het hier staat, het lijkt er op dat u het gewoon in de agenda heeft ingepland. Dat is geen goede tijdregistratie. Ik adviseer u daarom om specifieker te zijn en om het echt elke minuut bij te houden anders komt uw aftrek ingevaar".

Verbeter wel deze punten mevrouw.

"Ik maak een aantekening met verbeterpunten en de volgende keer moet u het beter op orde hebben". Dat was dus niet fijn maar ik heb er van geleerd. Ik ben een goed programma gaan gebruiken wat ik heel eenvoudig overal bij kan houden. Bij alles wat ik doe. En ik back up het ook. Want je zult het maar kwijtraken …

Een goede tijdregistratie opzetten kost even tijd maar went snel. Er zijn nu zoveel handige apps en programma’s voor. En weet je, dat bijhouden van die uren is natuurlijk niet alleen voor de belastingdienst. Het heeft ook voordelen voor jezelf als ondernemer. We zijn het ook gaan invoeren om meer inzicht in ons werk te krijgen. Zodat we scherper zijn op waar tijd aan op gaat. Zodat je weet waar je slimmer kunt werken. Want als je die tijdregistratie op orde hebt, vooral ook voor jezelf, zie je beter waar het anders kan.

Als je werkt op uurtarief voor je klanten dan moet je aantonen hoeveel uren je voor ze werkt. Dat is duidelijk.

Maar hoe vaak gebruik jij je tijdregistratie om ook naar je eigen bedrijf te kijken? Als je voor een beslissing staat, betrek je dan je uren erbij?

Zoals je werkt met budgetten qua geld kun je ook werken met budgetten qua tijd. En natuurlijk gaat dat in de beginjaren niet helemaal op. Dan ontwikkel en leer je nog van alles. Maar het is goed om je wel bewust te zijn van je werktijd en hoe je die besteedt.

Het helpt je om ander keuzes te maken. Zo kan het bijhouden van je tijdregistratie je helpen om je eigen tijd slimmer in te delen. Of om anders naar je diensten en tarieven te kijken.

Dus sinds ik het bijhoud – zo consequent mogelijk – geeft het me rust. Voor de belastingdienst en voor mezelf. Hoe houd jij je tijdregistratie bij en wat doe je ermee?