Alles voor je bedrijf in 1 app.

Online (samen)werken, kan dat handiger?

Welke tools gebruik jij voor projecten en online (samen)werken en kan dit nog handiger? Hoe kun je alles wat je nodig hebt voor het runnen van je bedrijf als freelancer, zzp-er of team nu echt overzichtelijk elkaar hebben, zodat het echt werkt?

Soms ontdek je tools waarvan je weet dat ze het gaan maken. Plutio is voor mij zo’n tool.

Toen ik begon met mijn eerste bedrijf en online samenwerken in 2008 liepen we al snel tegen tijdvreters en onhandige zaken aan. We hadden met 2 personen samen een v.o.f, ieder vanuit huis. Daarbij was het belangrijk dat we allebei over dezelfde informatie konden beschikken op hetzelfde moment. Dat we documenten konden delen, opslaan, terugvinden en erin werken. En eenvoudig klantgegevens en taken overdragen hoorde er ook bij. Net zoals facturen en offertes maken. Weten wat er met de klant is afgesproken, overzicht in de tijdlijn zodat je weet wie wat te doen heeft en voor wie. En het liefst tegen zo laag mogelijke kosten. Zeker in het begin.

Oplossingen in de cloud

Dat lijkt nu zo simpel. De cloud biedt immers nu vele oplossingen. Maar goed, toen was de keuze nog beperkt. En natuurlijk is het leuk om live samen te werken en veel aan de telefoon te hangen voor overleg. Maar echt productief is het niet altijd.

Er waren toen nog niet zoveel slimme apps zoals nu. Bovendien moet je allebei hetzelfde prettig vinden werken. En goed de werkwijze afspreken anders schiet je ook je doel voorbij. Gelukkig kwam er MobileMe, later iCloud en iMessage en konden we documenten delen. En er was natuurlijk Google en Dropbox en nog wat dingen.

Handige projecttool en takenlijst voor zzp-er en freelancer
Taken toevoegen, delegeren en afronden.

Hoe weet je wat is afgesproken en wie wat doet?

Als je voor klanten op afstand projecten uitvoert en met verschillende mensen overleg hebt, dan is goed overzicht van alle acties en informatie belangrijk. Het scheelt gewoon veel tijd en energie als je processen en documenten goed op orde zijn. Dus we probeerden van alles. Zoals documenten, stappenplannen en gespreksverslagen in de cloud, netjes in mappen. We probeerden projecttools zoals Podio, Wunderlist en Trello. En mailprogramma's met en zonder toegevoegde tags. Acumulus voor de administratie en we werden klant van Perfectview voor het CRM en alles wat daarbij hoort.

Maar toen ontdekte ik Plutio…

Dus toen ik dit jaar weer begon als zelfstandig ondernemer, nu als Virtual Assistant, ben ik eerst gaan kijken wat er te koop was. We waren ondertussen 1,5 jaar verder. En wat zijn er veel tools bijgekomen! Omdat ik wist waar ik tegen aan zou lopen ben ik toch nog verder gaan speuren. Het ultieme antwoord had ik namelijk niet gevonden. Ook niet in Trello of Asana of Perfectview. Ik wilde een completer en visueler plaatje. En dat heb ik gevonden in Plutio.

Tool voor projecten en online samenwerken
Projecten indelen zoals je zelf wilt.

Ik was dus blij verrast ik toen ik Plutio ontdekte. In Nederland toen nog niet bekend en daarom des te leuker. De basis van Plutio zit in Londen, fijn een Europees programma dus en vertaald in het Nederlands, ook handig. Plutio was toen nog volop in ontwikkeling maar had zeker potentie. Ondertussen is het enorm gegroeid, in functies en in aantal gebruikers.

De Facebook community laat Plutio groeien.

Er is een hele enthousiaste Facebook community. En dat komt door Leo Bassam, de bedenker en CEO van het programma. Door zijn aanstekelijke enthousiasme en persoonlijke betrokkenheid in de Facebook community werd de app in hoog tempo verder ontwikkeld. En groeide de community. De perfecte manier om functies te testen, te horen waar behoefte aan is en zo betrokkenheid te creëren bij gebruikers. Fans kun je ondertussen wel zeggen.

Ja mooi, maar wat kan Plutio dan?

Maar goed, wat kan die app dan allemaal? Eigenlijk alles wat je nodig hebt voor het runnen van je bedrijf zit in Plutio. Van een CRM tot en met tijdregistratie, chat en projecten.

Ik zal een voorbeeld noemen. Stel, je krijgt een klant die een offerte wil: je vult de gegevens van je klant in in het ingebouwde CRM. Dan maak je de offerte op en verstuur je deze direct vanuit de app. Als je klant de offerte opent krijg jij direct een melding.

Slim programma voor offertes, Plutio
Offertes inrichten zoals jij dat wilt.

Van offerte tot overzichtelijk project:

Geeft de klant online akkoord, dan gaat er een vrolijk venster open met een mooie bedank-boodschap. Jij ontvangt de melding en meteen de online getekende offerte zodat je de factuur kunt maken. Ook in de app. Dan maak je een nieuw project aan voor je klant. En je nodigt jouw nieuwe klant uit in zijn/haar eigen project. Kost niets. Je kunt zoveel klanten uitnodigen als je wilt. Deze klant krijgt gratis een account via jouw abonnement. Factuur en offerte worden automatisch opgeslagen in de map "Bestanden" in het project van je klant. Nooit meer zoeken. Andere documenten? Maak gewoon een map aan en zet alles bij elkaar. Uploaden en downloaden, bijlagen linken via Google Drive, Dropbox en meer het kan allemaal. Zowel door jou als door de klant.

Klanten-portaal met chat en onbeperkt klanten uitnodigen.

Communiceren kun je in de projectomgeving met de bijbehorende chatfunctie. Er is een app voor telefoon en computer. Een centraal klantenportaal waar je alle informatie van je klant bij elkaar hebt. Een takenlijst voor jezelf? Het kan allemaal. Alle informatie encrypted dus goed beveiligd. Geen gedoe meer met mailtjes heen en weer sturen. Wil je je mail er ook bij? Dat kan want er komt een hele mooie inbox aan met nog meer functies zoals het doorsturen naar projecten.

Tijdregistratie tool voor zzp-ers en kleine teams
Tijdregistratie

Alles inrichten zoals jij dat wilt

De projectomgeving kun je zo inrichten als je zelf prettig vindt. Je klant hoeft niet alles te zien dus je schermt gewoon onderdelen af. Taakborden, templates, kleuren, gebruikersrollen, terugkerende taken en sjablonen voor templates die je vaak nodig hebt. Alles kun je inrichten zoals je zelf wilt. Taken delegeren, tijdregistratie een kalender, notities, bijlagen, klanten-portaal, chat, filters, zoeken, checklist, tags, zoekvelden, synchronisatie, er is van alles mogelijk. Integratie met Google kalender is er al en meerdere integraties volgen snel. Werk je op uurbasis? Als je de timer aanzet kun je zo factureren op gemaakte uren die nog niet betaald zijn. Meldingen en herinneringen kun je instellen zoals je zelf wilt. En je klant ook.

Je kunt gratis onbeperkt klanten uitnodigen maar ook kun je teamleden toevoegen en freelancers om tijdelijk mee samen te werken. Afhankelijk van je abonnement.

Ik ben er in ieder geval heel erg blij mee. Bijna alles wat ik voor mijn bedrijf en mijn klanten nodig heb, kan ik nu met 1 tool. Zowel met klanten en met collega's kan ik nu heel prettig aan projecten werken en makkelijk communiceren. Het voordeel is dat je gesprekken niet meer overal binnenkomen. Dat geeft rust, focus en duidelijkheid. Voor allemaal.

handig factureerprogramma voor zzp-ers
Snel facturen maken.

Welke abonnementen zijn er dan?

Het leuke van Plutio is dat er 3 verschillende abonnementen zijn. Zo kan de app meegroeien met jouw bedrijf. Het is helemaal ingericht op online (samen)werken.

Je hebt nu (2018) het Solo abonnement, Studio en Team. Op dit moment vanaf $15,- Alle abonnementen hebben een Client Portal waarbij je onbeperkt klanten kunt uitnodigen.

Ben jij benieuwd of Plutio wat voor jou is? Je kunt hier (affiliate) een gratis account aanmaken om 14 dagen zelf te testen.