Werken met een Virtual Assistant ofwel een virtueel assistent, ben jij daarmee bekend? Je hoort er steeds vaker over. En kan dat misschien handig zijn voor jou?

Een Virtual Assistant is een zelfstandige professional die jou virtueel, via internet en dus op afstand ondersteunt. Werk voor je uitvoert, taken van je overneemt. Het is je assistent, ondersteuner, rechterhand, professional, specialist, sidekick of sparringpartner. Net wat jij zoekt. Geen VA is dan ook gelijk.

Je hebt VA’s, zoals het afgekort heet, in alle soorten en maten. Meestal vrouwen maar ook mannen kiezen steeds vaker voor dit vrije beroep dat sinds de jaren 90 uit Amerika is overgewaaid.

Het allerleukst is dat je als Virtual Assistant zelf kiest welk werk je doet en voor wie. En je bent ook zelfstandig ondernemer net als de klanten waarvoor je werkt. De Virtual Assistant kan werken waar ze wil, locatie onafhankelijk werken dus.

En als VA kun je je ontwikkelen zoals je zelf wilt. Je kiest een eigen specialisatie of blijft algemeen. Zelf bepaal je welke opleiding of training je daarbij nodig hebt. Ieder start immers met eigen basiskennis en achtergrond.

Waarom is een Virtual Assistant voor een ondernemer interessant?

Het grootste voordeel voor een ondernemer is flexibiliteit. Want een Virtual Assistant kun je inzetten wanneer jij wilt voor taken waar jij hulp bij nodig hebt. Je kunt afspreken hoeveel uur werk je afneemt, per week of maand.

Of in pakketten zoals bij het bouwen van een website, online leeromgeving of het inrichten van je e-mailmarketing.

Een belangrijk ander punt: motivatie en verantwoordelijkheidsgevoel. De VA waar je mee werkt zal haar uiterste best doen goed werk te leveren. Haar klanten zijn haar broodwinning. Niet iets om lichtvaardig mee om te gaan, toch?

Even wat voordelen onder elkaar:

  • Een VA is flexibel inzetbaar: al vanaf enkele uren per week.
  • Je hebt geen personeelskosten want de VA is zelfstandig ondernemer.
  • Je hebt geen verzekering of werkplek nodig, dat regelt de VA zelf.
  • Je hebt een gemotiveerde kracht: de VA wil immers haar klant behouden.
  • De VA voert de taken uit die jij kiest.
  • Je kunt werk uitbesteden waar je zelf niet blij van wordt en een ander wel.

Heb je een hekel aan afbeeldingen maken voor social media en berichten posten? Of ben je echt a-technisch en krijg je slapeloze nachten van je website, leeromgeving of e-mailmarketing? Dan vraag je daar toch een Virtual Assistant voor? Die kan zich helemaal focussen op die taak en jij bent er mooi van af. Kun je je energie fijn voor iets anders gebruiken.

Welke taken kun je aan een Virtueel Assistent uitbesteden?

Eigenlijk teveel om op te noemen maar ik geef een aantal voorbeelden:

  • E-mail marketing inrichten en onderhouden
  • Social media berichten posten
  • Agenda beheer
  • E-mail afhandelen
  • Nieuwsbrieven versturen
  • Evenementen organiseren
  • Website bouwen en updaten
  • Blog op je website plaatsen en redigeren
  • Onderzoek doen
  • Verslagen uitwerken
  • Ondersteunen bij webinars
  • Online leeromgeving bouwen
  • Facebookgroepen beheren
  • Online Tools inrichten
Tijd is ook geld

En wat verdien jij daar nou mee?

Niet alles is in geld uit te drukken. Een VA kan je namelijk ook op een andere manier waarde geven dan direct in omzet. Een business opbouwen is eerst investeren. In de tijd dat je VA voor jou werkt, kun jij iets anders doen. Zo krijg je dus meer gedaan in minder tijd.

Als je zelf niet handig bent met marketing en techniek, zul je eerst moeten uitbesteden om te kunnen groeien. Want als die taken jou niet liggen dan kom je zonder VA niet vooruit.

Ook kan het zijn dat jouw bedrijf zo hard is gegroeid dat je werk moet uitbesteden. Vaak kies je dan voor een technisch VA die handig is in technische tools zoals ActiveCampaign en WordPress. Of je kiest voor een andere taak die je graag kwijt wilt, zoals social media.

Laten we het toch over geld hebben.

Bedenk eens wat jouw uurloon is? Als jij je tijd besteedt aan zaken die een VA kan doen wat kost je dat dan? Dat kunnen dure uren zijn! Je verdient waarschijnlijk meer als je die uren rechtstreeks voor je klanten kunt werken of je bedrijf kunt ontwikkelen. En het kan je een hoop frustratie schelen. Ook niet onbelangrijk.

Wat voor soort VA’s zijn er?

Zoals gezegd de term VA is heel algemeen. Het is een breed begrip. En eerlijk gezegd dekt de naam ‘Assistent’ niet altijd de lading. Dus wat jij nodig hebt kan best even zoeken zijn.

Oorspronkelijk ging het om uitvoerende, terugkerende taken. Vandaar ook de term ‘Assistent’. Heel vaak wordt ook een Virtual Assistant gezien als een soort duizenddingendoekje of een veredelde secretaresse. Heb je ergens hulp bij nodig? Dan is een VA het antwoord. Maar zo simpel is het niet. Bedenk daarom altijd wat je nodig hebt.

  • Wil je gaan adverteren? Dan heb je een Facebook-Instagram advertentiespecialist nodig, en iemand die weet van e-mailmarketing en funnels, online technieken en tools.
  • Wil je een online leeromgeving? Een dergelijke klus wordt gedaan door een Virtual Professional of Technisch VA.
  • Wil je een team opbouwen en één aanspreekpunt hebben? Dan heb je een Online Business manager nodig.
  • Heb je algemene ondersteuning nodig bij online marketing? Dan heb je een meer algemene marketing VA nodig.
  • E-mailmarketing en nieuwsbrieven uitbesteden? Dan heb je iemand nodig die thuis is in deze systemen.

Je weet niet altijd wat je nodig hebt

Als je begint met samenwerken met een Virtual Assistant weet je niet altijd wat je nodig hebt. Juist omdat VA een nieuw beroep is en een grote hoeveelheid specialismen omvat, is leren door te doen de beste oplossing. En natuurlijk ontdekken of je samen een klik hebt. Net zoals jij in ontwikkeling bent, is je VA dat vaak ook. Bovendien is ondernemen continue leren en aanpassen, zeker online.

Dus is een Virtual Assistant handig?

Of een VA handig is voor jou zul je zelf moeten bepalen. Hoe concreter de taak die je wilt uitbesteden hoe eenvoudiger het is een VA daarvoor te vinden. Maar heel vaak is je behoefte complexer en heb je eerst iets anders nodig. Het hangt er helemaal vanaf in welke fase jouw bedrijf zich bevindt.

Juist daarom bied ik gratis strategiegesprekken aan. Om eerst te zien waar je staat en wat je nodig hebt om je doel te bereiken. Op basis van dat gesprek kan ik je adviseren of doorverwijzen. En om ondernemers beter op weg te helpen werk ik ook samen met een team van collega’s. Zo kun je toch zoveel mogelijk één aanspreekpunt hebben.

Je kunt niet alles hebben

Ik kom veel ondernemers tegen die graag taken willen uitbesteden. Ze zijn niet handig in techniek en marketing en krijgen daar juist stress van. Maar ook uitbesteden kost geld en dus moeten ze keuzes maken.

Om de middenweg te vinden tussen uitbesteden aan een Virtual Assistant en zelf doen heb ik e-mailmarketing-bouwpakketten ontwikkeld. Met losse Meedenk-sessies kun je de ondersteuning krijgen die je nodig hebt zonder dat je alles zelf hoeft uit te zoeken.

Wil je taken uitbesteden? Dat kan via een pakket, strippenkaart óf ik breng je in contact met een collega via mijn netwerk.

Waar haal je een VA vandaan?

Hoe kom je aan een VA die bij jou past? Vaak kom je via je netwerk aan een Virtual Assistant. Of Google en Facebook helpen je op weg. Als je rondvraagt is er altijd wel iemand die via via een Virtual Assistant kent. En VA’s hebben weer een eigen netwerk, en dat is vaak groot. Dus ben jij op zoek naar online ondersteuning? Stuur me gewoon een berichtje, ik help je graag op weg.

Werken met een Virtual Assistant heeft veel voordelen maar je moet het toch zelf ondervinden. Mijn belangrijkste advies aan jou: oriënteer je goed en breng eerst overzicht aan zodat je kunt groeien. Een gratis strategiegesprek kan je helpen.